בחירת אולם לערב חברה

ארגון אירוע כרוך בהתמודדות עם החלטות רבות. בחירת מקום האירוע היא ההחלטה שתהיה בעלת ההשפעה הגדולה ביותר על האירוע שלכם. תאריך האירוע, אפשרויות הקייטרינג ושאר התנאים שינעימו את זמנם של המשתתפים, כולם יושפעו מהאולם שבו תבחרו לערוך את ערב החברה.

בחירת מקום האירוע מושפעת גם מאופי הכינוס שאתם מתכננים. לדוגמה, אם אתם חושבים על ערב גיבוש לעובדים שיתבסס על פעילויות ODT בחיק הטבע, סביר להניח שתבחרו במקום שיאפשר לכם להפעיל מגוון של אטרקציות אתגריות שיתרמו לגיבוש העובדים, לשיפור המוטיבציה והפריון שלהם ולחיזוק הקשר שלהם עם החברה. אבל אם אתם מתכננים ערב אלגנטי סביב שולחנות עמוסי טוב, תצטרכו לחפש אולם או גן אירועים איכותי.

מתי להתחיל לחפש אולם?

עדיף להתחיל מוקדם ככל האפשר. לאחר שהתקציב, גודל האירוע ודרישות השטח, ברורים לכם, תוכלו להתחיל לחפש את המקום המתאים לקיים את ערב החברה.

הזמינו מקום לפחות 6-4 חודשים מראש, כדי שיהיה לכם מספיק זמן לתכנן את שאר האלמנטים הקשורים לאירוע כמו קייטרינג, הזמנות ופרסום.

מה צריך לקחת בחשבון כאשר מחפשים אולם לערב החברה?

  • מיקום

בטח כבר לקחתם בחשבון את המיקום. כשאתם מתכננים אירוע מיקומי מן הסתם תחפשו מקום שנמצא במרחק סביר ממקום המגורים של המשתתפים או ממקום העבודה. אם משתתפים רבים יצטרכו לנסוע מחוץ לעיר, יש לשקול אפשרויות של תחבורה ציבוריות או זמינות של חניה.

  • חניה

האם האולם מציע מקום חניה למשתתפים? אולם אירועים עם מגרש חניה הוא התגשמות החלום שלכם. אם זה לא המקרה, בדקו אם יש מקומות חניה מספיקים בקרבת מקום שיכולים לשמש את המשתתפים. אפשרויות חניה הן אחד השיקולים החשובים בבחירת המקום לאירוע שלכם.

  • קיבולת האולם

כמה מוזמנים יכול האולם להכיל? יש כמה סיבות בגינן אתם אמורים לבדוק את קיבולת האולם. ראשית, אי אפשר לארח בנוחיות 500 משתתפים, אם זה גודל האירוע שלכם, באולם עם קיבולת של 250 איש. שנית, המקום צריך להקפיד גם על נהלי האש והבטיחות.

  • שירותים ומתקנים

האם האולם יכול לספק את הקייטרינג לאירוע שלכם? האם האוכל מוכן במטבח מקומי או מוזמן מספק קייטרינג חיצוני? ייתכן שתרצו לבדוק את האוכל מראש. המזון שיוגש באירוע ישפיע מאוד על המשתתפים, לכן חשוב לוודא שהארוחה שתוגש בערב החברה תהיה ברמה גבוהה. 

בדקו את צורת ההגשה שהאולם מציע, בדקו אם המקום מציע לכם מספיק שולחנות, מפות שולחן וכסאות. אולם אירועים שמספק את כול הפרטים הללו חוסך לכם הרבה כסף ומאמץ.

חשוב גם לברר אם האולם מציע מספר חדרי שירותים בהתאם למספר המשתתפים, ואם איש צוות יוצב במקום כדי לשמור על הניקיון לאורך כל האירוע. 

בנוסף, אם אתם זקוקים למסך, לציוד הקרנה ולתקשורת wifi כדי להציג מצגות או סרטי וידאו, חשוב לברר זאת מראש עם נציג האולם. יש אולמות שמציעים ציוד מובנה לשימושם של מארגני האירוע ואחרים יחייבו אתכם להביא את הציוד שלכם.

  • פריסת אולם האירועים

למרות שעדיף למצוא את האולם המתאים לכם מוקדם ככול האפשר, עדיין חשוב שיהיה לכם מושג כלשהו על סוג הפעילות שאתם רוצים לכלול בערב החברה, ועל צרכי צוות ההכנה והמשתתפים עוד לפני בחירת המקום.

כאשר אתם מתחילים לצמצם את אפשרויות הבחירה זה הזמן להתחיל לבחון את מידת ההתאמה של האולם לאירוע שלכם, ולרשום לעצמכם כמה דברים חשובים, כגון: היכן נמצאים שקעי החשמל, היכן נמצא ציוד ההקרנה או היכן ניתן למקם אותו.

פרישת האולם תשפיע מאוד על כמה היבטים באירוע שלכם:

  • זרימת התנועה. חשבו על התנועה שתזרום במהלך הערב שלכם ברחבי האולם. לכל אירוע מתאים סוג אחר של זרימה. אילו תחומים באולם יהיו עמוסים יותר באנשים במהלך האירוע? היכן יוצב שולחן הרישום? היכן ממוקמות דלתות האולם? קחו בחשבון סוגיות אלה בעת בחירת האולם לערב שלכם כדי להבטיח סידור יעיל של השולחנות באולם.
  • פעילויות באירוע. אם אתם מתכננים הרצאות מרכזיות במהלך האירוע, תהיו זקוקים גם לבמה או לנקודה שבה תוכלו למקם את המרצים. 
  • אווירה

בחנו היטב את התפאורה הקיימת בתוך האולם. בדקו את הסגנון האדריכלי, את עיצוב הפנים ואת האווירה שהבניין משרה. אם אתם מתכננים ערב גאלה, סביר להניח שתזדקקו להתאמות אחרות מאלה שדורש ערב המתמקד בתצוגה או בתערוכה. ככול שהאווירה במקום תואמת פחות את התחושות שאתם רוצים להעביר באירוע (הייטק צעיר ובועט, פאר רשמי וכו׳), תצטרכו להשקיע יותר בקישוט המקום כדי לפצות על חוסר ההתאמה.

By |2019-07-02T12:26:08+00:00יולי 2nd, 2019|הבלוג של גאיה|0 Comments